Un administrador de fincas se encarga de gestionar todos los asuntos financieros, legales, administrativos y de mantenimiento dentro de una comunidad de vecinos.
Como vemos, implica una gran carga de trabajo y responsabilidades.
Ahora bien, sus funciones varían dependiendo de si son fincas arrendadas o de propiedad.
Entre las principales funciones de un administrador de fincas arrendadas destacan:
- Seleccionar el arrendatario, constituir la fianza y redactar y firmar el contrato.
- Obtener la cédula de habitabilidad.
- Cobrar y actualizar la renta.
- Gestionar el traspaso de locales de tipo comercial.
- Atender las obras de reparación y mejora.
- Gestionar los morosos.
- Asesorar sobre cualquier incidencia en el arrendamiento.
Las funciones del administrador de fincas de propiedad, descritas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, son:
Velar por el estado de la casa, sus instalaciones y servicios
Dentro de este apartado se encuentra el control de todo el inmueble, de que cada integrante de la comunidad respete unas normas básicas de convivencia y de que tenga sus pagos al día.
Preparar un plan de gastos e ingresos
Debe confeccionar un presupuesto que contenga todos los gastos previstos para un determinado periodo y la manera en que van a ser afrontados: mediante el cobro de gastos comunes, derramas, etc.
Atender la conservación de la casa
Disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes y dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
Ser el secretario de la junta y custodiar la documentación
Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad y todas las demás atribuciones que se confieran.
De acuerdo con la ley, una misma persona puede actuar como administrador y secretario si la junta de vecinos así lo acuerda.
En este supuesto, está obligado a brindar servicios como los que te detallamos a continuación.
Obligaciones de un administrador de fincas con funciones de secretario
Es frecuente que los administradores asuman también el rol de secretario de la junta de vecinos.
En este caso, también estará a cargo de:
- Emitir, en concordancia con el presidente de la junta de vecinos, los documentos que declaran si una vivienda se encuentra al corriente del pago de sus obligaciones con la comunidad o si tiene deudas.
- Certificar mediante firma (junto con la del presidente) la realización de las juntas de vecinos.
- Tener a su cargo el libro de actas que recoge las reuniones de propietarios y conservar todos los documentos relativos a las juntas, convocatorias, comunicaciones y apoderamientos relacionados con la comunidad durante un plazo de 5 años.
Asesorar a la comunidad
El administrador de fincas tiene la función de asesorar a la comunidad de vecinos sobre cualquier asunto relacionado con inmuebles como arrendamientos, traspasos, ventas, valoraciones, rehabilitación de viviendas, impuestos, etc. Otros tipos de asesoramiento pueden ser:
- Asesoramiento jurídico: los acuerdos de la junta deben cumplir con lo estipulado por la legislación vigente y para eso está el administrador de fincas. También para recomendar las acciones legales necesarias en caso de morosidad, sentencias y jurisprudencia relacionada con la propiedad inmobiliaria.
- Asesoramiento fiscal: el administrador debe cerciorarse de que la comunidad esté al día en el cumplimiento de sus obligaciones con Hacienda como el IVA, el IRPF, alta en el censo, liquidaciones, etc.
- Asesoramiento laboral: gestión de altas y bajas en la Seguridad Social, incapacidades por enfermedad, cumplimiento del Estatuto de los Trabajadores, etc.
- Asesoramiento técnico: recomendaciones relacionadas con aspectos arquitectónicos e industriales de la propiedad, junto a propuestas de empresas o técnicos para la realización de trabajos.
- Asesoramiento económico: elaboración de presupuestos, liquidaciones, repercusión de gastos y saldos individualizados en función de la división horizontal.
Llevar la contabilidad
Generalmente, este es un trabajo del que se encarga el administrador de fincas y es una de las tareas más importantes a la hora de gestionar una finca
Por lo general, calcular la contabilidad en las comunidades de propietarios no es algo complejo, ya que habitualmente todos los años se generan los mismos gastos referentes a calefacción, limpieza, mantenimiento,etc.
Advertir sobre morosidad
Éste lleve a cabo un control exhaustivo del cobro de los recibos, ya sea de cuotas ordinarias, extraordinarias, del pago del agua, etc, con el objetivo de detectar lo antes posible al vecino moroso.
Comunicar la obligatoriedad de estos pagos ayuda a informar a todos los vecinos.Y una vez que se detecta un impago en alguna de las cuotas emitidas, el procedimiento exige contactar con el vecino afectado
Gestionar la convivencia entre los vecinos de la comunidad
De los conflictos que pueden surgir en una comunidad de vecinos, el administrador de fincas puede resolver o mediar en muchos de ellos, de ahí que esta figura sea clave para lograr el buen funcionamiento de esta.
El administrador de fincas puede actuar ante esta situación, avisando a quien esté ocasionando el ruido y, en caso de que omitan su autoridad, se procederá a llamar a las autoridades.
Desde el punto de vista legal, el administrador de fincas no tiene la autoridad para solicitar que finalice la actividad molesta, pero sí tiene la posibilidad de notificar al vecino molesto la infracción y comunicarle que, en caso de no cesar, se tomarán medidas.
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